Se per una warehouse si utilizzano stoccaggi e prelievi guidati, quando si registrano differenze relative alla quantità di articoli presenti in collocazioni riportate nelle registrazioni degli articoli di warehouse, le quantità con rettifiche positive e negative vengono registrate nella collocazione di rettifica. Le quantità non vengono automaticamente registrate nei movimenti magazzino. È necessario che, a intervalli appropriati in base a quanto definito dalla politica aziendale, i movimenti nella collocazione di rettifica vengano registrati nei movimenti magazzino, in modo che le quantità nei movimenti magazzino corrispondano alle quantità effettive degli articoli nella warehouse. Alcune società ritengono che sia più appropriato registrare le rettifiche nei movimenti magazzino quotidianamente, mentre altre ritengono più opportuno effettuare una riconciliazione con frequenza settimanale o ogni due settimane.
Quando si esegue un inventario fisico della warehouse, è inoltre necessario creare le quantità nella collocazione rettifica per tutte le differenze rilevate tra le quantità calcolate e le quantità di inventario fisico. Se, tuttavia, si desidera registrare i risultati di un inventario fisico specifico nei movimenti contabili di inventario fisico e i risultati registrati devono essere identificabili come risultati del conteggio specifico, sarà necessario effettuare due operazioni:
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Prima di eseguire l'inventario fisico, eseguire la funzione Calcola rettifica whse nelle registrazioni magazzino per gli articoli che si desidera conteggiare. Se non si esegue questa operazione, le rettifiche di warehouse precedenti per un determinato articolo verranno incluse nel record dell'inventario fisico.
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Immediatamente dopo la registrazione dei risultati dell'inventario fisico della warehouse, nelle registrazioni di inventario eseguire la funzione Calcola Giacenze dal menu Magazzino per gli stessi articoli conteggiati nell'inventario fisico della warehouse. La quantità di inventario fisico per ogni articolo viene calcolata automaticamente in base alle registrazioni in ogni singola collocazione e, nel campo Quantità, vengono inoltre calcolate le necessarie rettifiche positive o negative dei movimenti magazzino. A questo punto, è possibile registrare i risultati esatti dell'inventario fisico.
I movimenti creati nella collocazione di rettifica sono riconducibili non solo alla warehouse ma anche alle contabilizzazioni nella registrazione warehouse e ad altri documenti non di warehouse che riguardano la quantità in magazzino. Ad esempio, si supponga che un acquirente riceva degli articoli in omaggio per la società e li registri nei movimenti contabili magazzino. Questi articoli vengono automaticamente registrati nella collocazione di rettifica (movimento positivo). Tuttavia, gli articoli non saranno disponibili nella warehouse finché non vengono registrati da un impiegato warehouse in una collocazione appropriata in Registrazioni articoli whse., creando in tal modo una quantità negativa nella collocazione di rettifica. I movimenti relativi agli articoli in omaggio nella collocazione di rettifica, pertanto, si annullano a vicenda e gli articoli saranno finalmente disponibili per il prelievo.
Gli altri documenti che creano movimenti nella collocazione rettifica, quali fatture di acquisto, note di credito acquisto, fatture di vendita e note di credito vendita, non vengono in genere considerati a livello di warehouse in quanto non è possibile creare un carico o una spedizione in base a tali documenti. Si tratta tuttavia di documenti che riguardano il magazzino della società. Se, ad esempio, non si desidera che il cliente restituisca un articolo risultato danneggiato alla consegna, ma si decide di emettere una nota di credito vendita, la perdita di magazzino deve in qualche modo avere un riscontro nei movimenti contabili magazzino. A tale scopo, le registrazioni rettifiche forniscono uno strumento appropriato. Un ulteriore esempio è costituito dalla registrazione di una fattura di acquisto, che crea un movimento positivo nei movimenti contabili magazzino e contemporaneamente nella collocazione rettifica.