Das Nachvollziehen von E-Mail-Korrespondenz hilft beim Verwalten Ihrer Beziehungen mit Kontakten. Die E-Mail-Protokollierung in Microsoft Dynamics NAV soll Sie dabei unterstützen. Sie können damit E-Mail-Korrespondenz sowohl in Microsoft Dynamics NAV als auch in Microsoft Exchange Server aufbewahren. Beispielsweise können Sie eine E-Mail bezüglich eines bevorstehenden Ereignisses an einen Kontakt senden. Der Kontakt antwortet und meldet sein Interesse an der Teilnahme an. Beide Nachrichten werden die Kontaktkarte aufgenommen. Oder Sie haben möglicherweise eine Beschwerde von einem Kontakt per E-Mail erhalten. Sie können die Nachricht dieses Kontakts und die Ihre Antwort nachverfolgen, indem Sie E-Mail-Protokollierung verwenden.

Die E-Mail-Protokollierung ermöglicht es, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails zu protokollieren. Die einzige Anforderung ist, dass die E-Mail-Adresse von Microsoft Dynamics NAV erkannt wird. Die Adresse muss zu einem Verkäufer oder einem Kontakt gehören. Die Nachrichten können in Outlook erstellt werden. Sie werden automatisch protokolliert, wenn Sie die E-Mail-Protokollierung aktiviert haben. So erhalten Sie die Flexibilität, die Lösung auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Nachdem Sie die E-Mail-Protokollierung implementiert haben, können Sie E-Mail-Korrespondenz für alle Mitarbeiter zugänglich machen, selbst wenn eine Nachricht an einen bestimmten Empfänger gesendet wurde. Dazu verwenden Sie die öffentlichen Ordner von Exchange. Dies erhöht den Austausch von Kenntnissen und ermöglicht eine höhere Produktivität der Benutzer, da die Information an einem allgemein zugänglichen Ort aufbewahrt wird.

Da E-Mail-Protokollierung Server-basiert ist, werden E-Mails in ihrer systemeigenen Umgebung, anstelle in der Anwendung, behalten. Das erleichtert es, den Datenbankspeicher zu verwalten und zu optimieren.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser Demonstration wird beschrieben, wie man E-Mail-Protokollierung für Microsoft Exchange Server in Microsoft Dynamics NAV installiert und verwaltet.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:

  • E-Mail-Protokollierung installieren und konfigurieren.
  • E-Mail-Protokollierung testen und nutzen.
  • Feineinstellung von Vorgängen.

Rollen

Die Aufgaben in dieser exemplarischen Vorgehensweise werden im Allgemeinen von den folgenden Benutzern ausgeführt:

  • IT-Techniker/technischer Endbenutzer/Hauptbenutzer
  • Verkäufer/Leiter für Marketing und Kundenbetreuung

Voraussetzungen

Für diese exemplarische Vorgehensweise gelten die folgende Voraussetzungen.

Für diese exemplarische Vorgehensweise gelten folgende Voraussetzungen:

  • Demodatenbank "CRONUS AG".
  • Microsoft Dynamics NAV-Server-Verwaltungstool.
  • Eine Verknüpfung mit Microsoft Exchange Server 2013 oder mit Microsoft Exchange Server 2010.
  • Zugriff zu öffentlichen Ordnern Microsoft Exchanges.
  • Microsoft Outlook 2013 oder Microsoft Outlook 2010.

Hintergrund

Diese Demonstration konzentriert sich auf zwei Aspekte der E-Mail-Protokollierung. Zum einen wird der IT-Techniker angefordert, die E-Mail-Protokollierung einzurichten. Dies kann durch einen technischen Endbenutzer im Unternehmen getan werden. Zum anderen nutzt ein Verkäufer E-Mail-Protokollierung, um E-Mails zu verfolgen, die einem Kontakt gesendet wurden. Der Manager des Verkäufers kann in einem Datensatz die Eingabe der Interaktionen in einem Protokoll sehen.

E-Mail-Protokollierung auf dem Microsoft Exchange Server installieren und einrichten

Um E-Mail-Protokollierung zu verwenden, müssen Sie mit dem Microsoft Exchange Server verbunden sein und ein E-Mail-Konto haben.

Hinweis
Erwägen Sie, für diese Demonstration ein Domänennutzer-E-Mail-Konto zu erstellen, das nicht an eine bestimmte Person gebunden ist. Wenn Sie dies tun, werden Sie auch Microsoft Dynamics NAV das Domänenkonto als Windows-Benutzer hinzufügen wollen, der über SUPER-Berechtigungen verfügt.

In einer Fertigungsumgebungen, empfiehlt es sich jedoch, dass Sie Ihr Servicekonto einrichten, das über Mindestberechtigungen verfügt, die von Microsoft Dynamics NAV gefordert werden, insbesondere wenn Sie den Service auf einer dedizierten Serverinstanz ausführen.

In Outlook werden Sie zwei öffentliche Exchange-Ordner für Ihre E-Mails erstellen. Diese Ordner werden benutzt, um Nachrichten zu verarbeiten und sie zu archivieren. Dieses Verfahren muss ausgeführt werden, bevor Sie fortfahren, um das E-Mail-Protokoll in Microsoft Dynamics NAV einzurichten.

Hinweis
Wenn Sie ein Exchange-Administrator sind, können Sie auch die Exchange-Verwaltungskonsole verwenden, um diese Aufgabe auszuführen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Exchange-Verwaltungskonsole.

Hinweis
Das E-Mail-Konto, das verwendet wird, um die E-Mail-Protokollierung in Microsoft Dynamics NAV zu konfigurieren, muss bestimmte Berechtigungen im Hinblick auf öffentlichen Ordner haben.

  • Wenn Sie E-Mail-Protokollierung einrichten, muss der Benutzername, der für die Prüfung der Einrichtung verwendet wird, im Fenster Marketing Vertrieb Einr. den Zugriff Lesen auf die öffentlichen Ordner haben.
  • Wenn E-Mail-Protokollierung in Microsoft Dynamics NAV Server ausgeführt wird, müssen die Anmeldeinformationen des Benutzerkontos, auf dem die Serverinstanz verwendet werden, die sämtliche Berechtigungsstufensatz für Lesen, Schreiben und Elemente löschen auf den öffentlichen Ordnern besitzen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen des öffentlichen Ordners.

Microsoft Exchange Server-Ordner für E-Mail-Protokollierung einrichten

  • In Microsoft Outlook, in Ihrem Postfach, erstellen Sie zwei öffentliche Ordner.

    Ordner Beschreibung

    Warteschlange

    E-Mails werden von einem Microsoft Dynamics NAV-Benutzer, normalerweise einem Verkäufer, in Warteschlangenordner kopiert, entsprechend den Regeln, die Sie eingerichtet haben.

    Speicher

    Eingehende und ausgehende Nachrichten werden protokolliert und automatisch in den Mailablageordner kopiert.

    Hinweis
    Microsoft Dynamics NAV unterstützt keine Ordnerpfade, die mehr als 250 Zeichen haben. Entsprechend sollten Sie Ihre Struktur der öffentlichen Ordner einrichten, um mit dieser Einschränkung handhaben zu können.

    Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft Outlook-Hilfe unter "Ordner erstellen".

Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern finden Sie unter Understanding Public Folders und unter Understanding Public Folder Permissions.

Konfigurieren von Microsoft Dynamics NAV

Nachdem Sie die öffentlichen E-Mail-Ordner in Microsoft Outlook eingerichtet haben, konfigurieren Sie als nächstes Microsoft Dynamics NAV für die Interaktion mit diesen. Ein Aspekt der Einrichtung erfordert, dass Sie festlegen, wie Sie Aktivitäten im Interaktionsprotokoll gespeichert haben wollen. Der andere Aspekt ist, die Ordner zu identifizieren in denen Sie Ihre Aktivitäten protokollieren. Die folgenden Schritte erfordern, dass Sie als SUPER-Benutzer mit allen Berechtigungen angemeldet sind.

E-Mail-Protokollierung konfigurieren

  1. Geben Sie im Feld SuchenAktivitätenvorlage Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf dem Inforegister Allgemein im Feld E-Mails eine Vorlage aus. Wählen Sie für die Demonstration E-MAIL. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivitäten.

  3. Geben Sie im Feld SuchenMarketing Vertrieb Einr. ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  4. Erweitern Sie das Inforegister E-Mail-Protokollierung und im Feld AutoErmittlung für E-Mail-Adresse, geben die E-Mail-Adresse eines Benutzers in Ihrem Unternehmen an der ein E-Mail-Konto auf dem Microsoft Exchange Server hat.

  5. Klicken Sie im Feld Warteschlangenordnerpfad auf die Schaltfläche AssistEdit. Das Fenster Exchange-Ordner wird geöffnet.

  6. Wählen Sie einen Ordnernamen für Ihren öffentlichen Ordner und auf der Registerkarte Start, wählen Sie Unterordner abrufen aus. Gehen Sie zu dem Warteschlangenordner, den Sie in Outlook erstellt haben.

  7. Klicken Sie im Feld Speicherordnerpfad auf die Schaltfläche AssistEdit. Gehen Sie zu dem Mailablageordner, den Sie in Outlook erstellt haben.

  8. Geben Sie im Feld E-Mail-Batchgröße 20 ein. Dieser Wert gibt an, wie viele E-Mails gleichzeitig verarbeitet werden.

  9. Um sicherzustellen, dass die Adresse und die Einstellungen auf dem Exchange-Server gültig sind, wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe FunktionenE-Mail-Protokollierungseinstellungen überprüfen.

Aufgabenwarteschlange für E-Mail-Protokollierung aktivieren

Damit das E-Mail-Protokollierungssystem jeder Zeit läuft, müssen Sie es zusammen mit einer Aufgabenwarteschlange benutzen. Sie können eine Aufgabenwarteschlange so einrichten, dass sie als separate Serverinstanz ausgeführt wird, um Ihre E-Mail-Protokollierung zu bedienen.

Microsoft Dynamics NAV Server einrichten:

  1. Öffnen Sie Microsoft Dynamics NAV-Server-Verwaltungstool. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Dynamics NAV Server Administration Tool.

  2. Erstellen Sie eine neue Serverinstanz, namens E-MAIL. Weitere Informationen finden Sie unter How to: Create a Microsoft Dynamics NAV Server Instance. Um Konflikte mit den standardmäßigen Serveranschluss-Einstellungen zu verhindern, legen Sie die Anschluss-Informationen wie folgt fest.

    Port Einstellung

    Verwaltungsdienste

    7145

    Server

    7146

    SOAP-Dienste

    7147

    OData-Dienste

    7148

    Legen Sie das Servicekonto fest. Wählen Sie Benutzerkonto und geben die erforderlichen Informationen für Benutzernamen, -domäne und Kennwort an. Um diese Demonstration abzuschließen, wählen Sie das Benutzerkonto aus, dass Sie zu Einstellung der E-Mail-Protokollierung verwenden wollen.

  3. Wählen Sie Bearbeiten aus. Geben Sie im Inforegister NAS-Dienstleistungen im Feld Codeeinheit starten, den folgenden Parameter ein: 450. Geben Sie im Feld Unternehmen den Namen des Unternehmens ein. Das Feld "Unternehmensname" berücksichtigt Groß-/Kleinschreibung.

  4. Wählen Sie die Schaltfläche Aktionen, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

Nachdem Sie die Aufgabenwarteschlange eingerichtet haben, was im folgenden Verfahren beschrieben wird, gehen Sie zum Verwaltungstool zurück, um die Serverinstanz zu starten.

Für Ihr Unternehmen richten Sie eine Aufgabenwarteschlange ein, die täglich ausgeführt werden soll. Darüber hinaus bestimmen Sie, dass sie den Vorgang alle 5 Minuten ausführen soll. Schließlich geben Sie, dass die Aufgabenwarteschlange am letzten Tag des Jahres, dem 31. Dezember, aufhören soll.

Um eine Aufgabenwarteschlange für E-Mail-Protokollierung einzurichten, wird ein Microsoft Dynamics NAV-Benutzer mit ausreichenden Zugriffsrechtssätzen benötigt. Erwägen Sie, die Zugriffsrechtsätze BASIS und JOBQUEUESETUP wie definiert zu verwenden, in Demodatenbank "CRONUS AG". Dem Benutzer muss eine explizite Berechtigung auch gewährt werden, den Codeunit 5065 auszuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Aufgabenwarteschlangenposten.

Die Aufgabenwarteschlange beginnen

  1. Geben Sie im Feld SuchenKategorieübersicht für Aufgabenwarteschlange ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie Neu aus und erstellen Sie einen neuen Kategoriencode, namens LOGGING. Geben Sie im Feld Beschreibung E-Mail-Protokollierung ein. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  3. Geben Sie im Feld SuchenAufgabenwarteschlangen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  4. Wählen Sie Neu aus und erstellen Sie einen neuen Warteschlangencode, namens ELQ. Geben Sie im Feld BeschreibungE-Mail-Protokollierung ein.

  5. Wählen Sie das Feld Kategorienfilter für Aufgabenwarteschlange um LOGGING einzurichten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch von NAS starten. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  6. Geben Sie im Feld SuchenAufgabenwarteschlangenposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  7. Wählen Sie Neu und füllen Sie die Karte Karte für Aufgabenwarteschlangenposten wie folgt aus.

    Inforegister "Allgemein"

    Feld Wert

    Art des auszuführenden Objekts

    Codeunit

    ID des auszuführenden Objekts

    5065

    Beschreibung

    E-Mail-Protokollierungsprojekt

    Aufgabenwarteschlange - Kategoriencode

    Protokollieren

    Maximale Anzahl von Ausführungsversuchen

    3

    Ablaufdatum/-uhrzeit

    31. Dezember

    Früheste(s) Startdatum/-uhrzeit

    Ein Tag vor das heutige Datum

    Wiederholungs-Inforegister

    Feld Wert

    Wiederkehrende Aufgabe

    Legen Sie alle Tage als "echt" fest

    Startzeit

    6:00:00 AM

    Endzeit

    6:00:00 PM

    Anzahl der Minuten zwischen Ausführungen

    5

    Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  8. Im Fenster Aufgabenwarteschlangenposten wählen Sie die Aufgabenwarteschlange aus. Wählen Sie auf der Registerkarte StartStatus auf 'Bereit' festlegen aus.

Die Aufgabenwarteschlange beginnen und testen

  1. Öffnen Sie Microsoft Dynamics NAV-Server-Verwaltungstool.

  2. Wählen Sie die E-MAIL-Serverinstanz aus, und starten Sie sie.

    Weitere Informationen finden Sie unter Managing Microsoft Dynamics NAV Server Instances.

  3. Zurück im Feld Rollenbasierter Client geben Sie im Kästchen SuchenAufgabenwarteschlangenposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. Um sicherzustellen, dass die Aufgabenwarteschlange wie erwartet arbeitet, schauen Sie, ob ein Posten alle fünf Minuten protokolliert wird.

E-Mail-Protokollierung testen

Bevor Sie ein System in Produktion geben, können Sie mehrere leichten Tests versuchen, um festzustellen, ob sie wie erwartet arbeitet. Das folgende Verfahren stellt dar, wie ein Verkäufer und dessen Manager die Anwendung verwenden würden. Die Aufgabe hat einige Voraussetzungen, um das Testen zu vereinfachen. Zuerst sollten Sie die E-Mail-Adresse eines Testverkäufers so einstellen, dass es sich um das gleiche E-Mail-Konto handelt, das Sie für Autodiscovery benutzen. Der Testverkäufer sollte eine E-Mail-Adresse besitzen, die Sie zum Prüfen verwenden können. Als Nächstes richten Sie einen Test-Kontakt ein, der über eine E-Mail Adresse verfügt, damit Sie prüfen können ob er E-Mails erhält.

In Ihren Tests und in Produktion, empfehlen wir, dass Sie die E-Mail-Nachrichten kopieren, und verschieben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle E-Mails von Kunden angezeigt werden, auch wenn sie ungültige Daten enthalten, was verhindert, dass die E-Mail-Protokollierung sie verarbeitet.

E-Mail-Protokollierung testen

  1. Öffnen Sie die Testverkäuferkarte.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte NavigierenKontakte aus. Fügen Sie Ihren Test-Kontakt der Liste des Verkäufers hinzu. Erstellen Sie, wenn nötig, einen neuen Kontakt.

  3. Wählen Sie Bearbeiten, um die Kontaktkarte zu öffnen.

  4. Erweitern Sie das Inforegister Kommunikation und wählen Sie im Feld E-Mail die Schaltfläche mit dem Briefumschlag aus. Ein Outlook-Fenster wird geöffnet, in dem Sie eine einfache Meldung erstellen und senden können.

  5. Senden Sie eine Meldung von diesem Verkäufer an den Kontakt. Senden Sie auch eine Meldung von diesem Kontakt an den Verkäufer.

  6. Vom Outlook-Ordner "Gesendet" des Verkäufers kopieren Sie die Meldung, die Sie dem Kontakt geschickt haben, in den öffentlichen Warteschlangenordner. Vom Outlook-Ordner "Posteingang" des Verkäufers kopieren Sie die Meldung, die von dem Kontakt geschickt wurde, in den öffentlichen Warteschlangenordner.

    Wenn die Aufgabenwarteschlange wie erwartet arbeitet, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

  7. Wählen Sie auf der Verkäuferkarte auf der Registerkarte NavigierenInteraktionsprotokollposten aus. Vergewissern Sie sich, dass sich die E-Mail, die Sie gesendet haben, in der Übersicht befindet. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Anzeigen aus, um die E-Mail zu öffnen.

    Sicherheit Hinweis
    Die E-Mails, die über das Internet eingegangen sind, können gefälschte Absender haben. Das bedeutet, dass Protokolleinträge von Interaktionen in Microsoft Dynamics NAV, die durch die E-Mail-Protokollierung erstellt werden, möglicherweise gefälschte Adressen haben könnten und zur Sicherheit überprüft werden sollten.

E-Mail-Nachrichten mit öffentlichen Ordnern integrieren

  1. In Ihrem Outlook-Ausgang wählen Sie die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten, um später auf sie Bezug zu nehmen.

  2. Kopieren Sie die Meldungen in den öffentlichen Ordner, den Sie als Ihren Warteschlangenordner bezeichnet haben.

    Tipp
    Sie können Outlook-Regeln verwenden, um dieses Verfahren zu automatisieren. Beispielsweise können Sie eine Regel einrichten, um E-Mails eines bestimmten Kontakts immer in Ihren öffentlichen Warteschlangenordner zu kopieren. Erstellen Sie Ihre Regeln so eindeutig wie möglich, um zu vermeiden, dass Spam in den Warteschlangenordner kopiert wird. Weitere Informationen finden Sie in der Outlook-Hilfe unter dem Thema "Meldungen verwalten, indem sie Regeln verwenden."

E-Mail-Protokollierung und Interaktionsprotokolle verwenden

Um Ihre Interaktionen zu prüfen, können Sie die Informationen erneut aufrufen, die im Fenster Aktivitätenprotokollposten erfasst wurden.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von E-Mail-Protokollierung zur Verwendung mit der Aufgabenwarteschlange.

Siehe auch